כנסים הם דרך מצוינת לחלוק רעיונות וידע. הם גם מספקים הזדמנות לנטוורקינג. צוות הפקת הכנס אחראי להצלחתו של כנס. הם אחראים על הכל מהמקום ועד הקייטרינג והשילוט.
השלב הראשון בתכנון כנס הוא בחירת המקום הנכון. המקומות יכולים להיות בפנים או בחוץ, תלוי איך אתה רוצה שהאירוע שלך ייראה. השלב הבא יהיה בחירת דוברים והחלטה על אילו נושאים הם ידברו. חשוב שיהיו לך מספיק דוברים כדי לכסות את כל נושאי העניין, כך שלמשתתפים יהיה משהו שהם מעוניינים לשמוע עליו ובו בזמן לא להציף אותם עם יותר מדי אפשרויות בחירה.
השלב הבא בהכנה לכנס הוא החלטה על קייטרינג, אוכל ושתייה שיוגשו
חשוב להתכונן לכנס או סמינר. זה כולל את עיצוב האירוע, החומרים ותזמון.
עיצוב האירוע עוסק בבחירת המקום, החלטה על הנושא ועיצוב לוגו וחומר פרסומי אחר. החומרים כוללים הכנת מצגות, חוברות, דפי מידע, גלויות וחומר פרסומי אחר. התזמון כולל הכנת סדר היום לסמינר או כנס.
הצלחתו של כנס או סמינר יכולה להיות תלויה במידת ההפקה שלו. זה כולל את איכות המקום, הרמקולים והתוכן.
הפקת כנס מוצלח היא משימה לא פשוטה. זה דורש הרבה תכנון, זמן וכסף. על מנת לחסוך זמן וכסף, חברות פונות לכנסים וירטואליים. מדובר בכנסים המועברים באינטרנט או באמצעות סמינרים מקוונים במקום באופן אישי.
כנסים וירטואליים מציעים יתרונות רבים לחברות שרוצות לארח אותם. הם לא צריכים להוציא כל כך הרבה כסף על השכרת אולמות או שכירת רמקולים כי הם יכולים לעשות הכל באינטרנט. הם גם לא צריכים לדאוג שלמשתתפים יהיו בעיות תחבורה משום שהם יכולים להשתתף מכל מקום כל עוד יש להם חיבור לאינטרנט.
איך להכין סמינר?
הכנת סמינר היא משימה לא פשוטה. זה דורש הרבה תכנון והכנה.
ראשית, עליך לאשר את נושא הסמינר מהמנחה שלך או מוועדת הכנס. לאחר מכן עליך לזהות מי קהל היעד שלך ומה הוא רוצה ללמוד על הנושא. אתה גם צריך לברר אילו סמינרים אחרים מתרחשים במהלך הזמן הזה כדי שתוכל לוודא שהסמינר שלך יהיה שונה ויציע משהו חדש למשתתפים.
ברגע שיש לכם את כל המידע הזה, הגיע הזמן להתחיל בארגון הכל: מבחירת מקום, דוברים, נושאים וחסויות, ועד לעיצוב חומרים מודפסים למטרות שיווק.
סמינר הוא הצגת מידע או דיון בנושא. הסמינרים מנוהלים לרוב על ידי מומחה בתחום, והם נמצאים לרוב במוסדות אקדמיים, בתאגידים גדולים ובמקומות כנסים.
שלושת המרכיבים העיקריים של יום עיון הם המנחה, הקהל והתוכן. המנחה אחראי על הובלת הסמינר והצגת תוכנו. הקהל נמצא שם כדי להקשיב לנאמר, לשאול שאלות על כך ולעקוב אחר כל ההנחיות שמספק המציג. לבסוף, התוכן הוא מה שייסקור במהלך הסמינר; זה צריך להיות רלוונטי הן לצרכי הקהל והן לתחומי העניין שלו.
כדי להתכונן להפקת כנס או סמינר, חשוב תחילה להחליט איזה סוג אירוע אתה מתכנן לארח (למשל.
הצלחתו של סמינר או כנס תלויה במידה רבה במידת הכנתם. לא מספיק שיש רק רעיון טוב וכמה דוברים מעניינים. על מארגני הכנס לתכנן כל פרט, מהדוברים ועד לקייטרינג.
סמינר מוצלח תלוי בהרבה גורמים. במאמר זה, נחקור מה הם וכיצד ניתן להשתמש בהם כדי ליצור חוויה בלתי נשכחת עבור המשתתפים.
איך להתחיל להפיק כנס פרסומי לעסק?
הצעד הראשון הוא למצוא מקום לכנס. ועידות מתקיימות לעתים קרובות בבתי מלון, מרכזי כנסים או אולמות הרצאות באוניברסיטה. השלב הבא הוא למצוא רמקול. זה עשוי להיות החלק הקשה ביותר בתהליך מכיוון שלוקח זמן ומאמץ למצוא מישהו שיוכל לדבר על נושא הכנס שלך. לאחר שמצאתם רמקול, תצטרכו להזמין אותו לתאריך האירוע שלכם ולדאוג למקומות הלינה שלהם במידת הצורך. כמו כן, תזדקק לפחות למנחה מפגש אחד שיוכל להציג דוברים ולשמור על דיונים על המסלול במהלך המצגות שלהם.
השלב האחרון הוא שיווק האירוע שלך! כדאי לוודא שכולם יודעים על הכנס כדי שיוכלו להשתתף וללמוד את מה שהם צריכים לדעת על החברה או העסק שלכם. . המשמעות היא גם יצירת אתר אינטרנט, שיהווה את המרכז העיקרי שלך לכל מה שקשור לכנס. למדריך מעמיק יותר כיצד להתחיל אירוע.
הדבר הראשון שצריך לעשות הוא לקבוע את מטרת הכנס. מהי המטרה? האם זה כדי לחנך, לבדר או לקדם מוצר? לאחר מכן, עליכם להחליט על קהל היעד של הכנס. מי ישתתף ומה תחומי העניין שלו? לבסוף, אתה צריך למצוא מקום שמתאים לצרכים ולתקציב שלך.
כמה טיפים להפקת כנס פרסום:
-צור רשימת דוברים עם נושאים הרלוונטיים לקהל היעד שלך.
-הזמינו רמקולים מראש כדי שיוכלו להיות זמינים לראיונות לפני ואחרי האירוע.
-תכננו כל יום באירוע עם נושאים או נושאים ספציפיים.
-נושאים צריכים לכלול מגוון פעילויות – פאנלים, סדנאות, הדגמות – כך שלאנשים יהיו אפשרויות לאורך כל היום.
כנס הוא מפגש של אנשים שמתכנסים כדי לדון, ללמוד או ללמוד על נושא מסוים. הם דרך מצוינת לחלוק ולהחליף ידע. כנסים מאורגנים בדרך כלל סביב נושאים אקדמיים, מקצועיים או מסחריים.
השלב הראשון בהפקת כנס פרסום לעסק הוא זיהוי הצרכים של העסק וסוג התוכן שישותף באירוע. כמו כן, חשוב לזהות כל קהל יעד שעשוי להגיע לאירוע ומה היה רוצה להפיק ממנו.
השלב הבא יהיה בחירת מקום לאירוע שלכם. המיקום צריך לספק מקום מתאים לכל המשתתפים, כמו גם שיהיה מספיק מקומות לינה בקרבת מקום במידת הצורך. כמו כן, חשוב לקחת בחשבון כל דרישות מיוחדות כגון שירות מזון, נגישות, והיתרי קול. שוכרים מקום? עבור האירוע שלך, עליך ליצור קשר עם המקום כדי לברר על המדיניות שלהם, מכיוון שחלקם דורשים הפקדות שאינן ניתנות להחזר או מינימום של לילה אחד.
